10 semplici passaggi per pianificare una conferenza di successo

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Vi siete mai chiesti come un’agenzia eventi organizza una conferenza? I passaggi sono tanti e complessi. E noi li abbiamo semplificati in una lista di 10 passaggi:

Determina il “Perché”

Siediti con i tuoi partner (se li hai) e parla attraverso l’obiettivo finale della conferenza. Per generare entrate? Assicurare nuovi clienti? Ottieni pubblicità? Tieni presente questo obiettivo mentre procedi nel resto dell’elenco.

Crea la tua lista dei desideri

In un mondo ideale, come sarebbe la tua conferenza? Annota dettagli come posizione, oratori, numero e target dei partecipanti, cibo e attività divertenti.

Stabilisci un budget

Come pagherai per il tuo evento? Indaga su tutte le risorse che puoi utilizzare gratuitamente (come lo spazio donato) e su ciò che puoi addebitare ai partecipanti per coprire i costi e realizzare comunque un profitto (se questo è un obiettivo). Crea un foglio di calcolo del budget che elenchi i principali elementi di costo della tua lista dei desideri: noleggio di location, personale, relatori, pasti, segnaletica, apparecchiature audiovisive, materiale stampato, omaggi e extra divertenti. Non dimenticare di includere i costi per la commercializzazione dell’evento, ad esempio un sito Web, e creare un cuscino dal 10 al 15 percento in caso di spese.

Scegli in modo pratico

Il costo sarà ovviamente un fattore nella scelta di dove organizzare il tuo evento e quali servizi fornire, ma lo sarà anche la partecipazione. Si preferisce selezionare un luogo che si trova nella stessa città di molti partecipanti o vicino ad esso.

Il tuo oratore ideale potrebbe essere Donald Trump, ma realisticamente probabilmente dovrai scegliere un’opzione meno costosa. Un resort è sicuramente attraente, ma ha abbastanza sale riunioni e personali e i partecipanti potranno godere del locale abbastanza per pagare l’accesso?

Prendi in considerazione il sondaggio tra partecipanti di eventi passati come il tuo per capire cosa è più importante quando partecipano a tale conferenza ed effettuare selezioni basate su questo feedback.

Collabora con i fornitori

Inizia a collaborare con i fornitori di servizi degli articoli che hai scritto nel foglio di calcolo del budget il prima possibile. Comprendi cosa verrà fornito in ciascun caso e rivedi attentamente i contratti e le politiche di cancellazione (ad esempio, devi sapere se l’hotel fornirà apparecchiature audiovisive e supporto nelle sue sale riunioni o se devi portartelo dentro) . Se hai bisogno di un fornitore specifico, ti consiglio di consultare l’Ufficio convegni e visitatori della tua città.

Trova relatori

Contatta la tua rete per identificare gli oratori che ti aiuteranno meglio a raggiungere gli obiettivi della conferenza e rientrano nel tuo budget (non chiedere o aspettarti che gli oratori professionisti appaiano gratuitamente). Guarda i video dimostrativi e parla con persone che hanno già sentito questo oratore. Quando comunichi con un oratore, forniscigli ampi dettagli in modo che possa personalizzare le sue osservazioni per il tuo pubblico e assicurati di essere in cima alle sue disposizioni di viaggio e ad altre esigenze. Per maggiori informazioni visita il sito dell’Enac.

Imposta l’ordine del giorno

Elaborare una sequenza temporale dettagliata per la conferenza che inizi in anticipo (le 8:00 sono ragionevoli) e finiscano in anticipo (alle 16:00). Pianifica un mix di oratori formali, seminari per piccoli gruppi e tempo di networking gratuito. Pianifica come nutrire i tuoi partecipanti ogni poche ore, con un pasto completo o uno spuntino. Dopo che l’agenda del giorno è stata completata, prendi in considerazione l’idea di ospitare una cena in un ristorante nelle vicinanze o un intrattenimento locale come un tour.

Commercializza il tuo evento

Crea un logo e una combinazione di colori per il tuo evento e caricarlo sul sito Web di un evento con registrazione online. Raduna le tue truppe per spargere la voce tramite e-mail e post degli ospiti nei media online destinati al tuo pubblico. Se appropriato, utilizzare i siti Web di elenchi di eventi locali. Valuta di offrire sconti alle organizzazioni che inviano più di un partecipante.

Pianifica una giornata senza stress 

Comunicare attivamente con i partecipanti e i fornitori in anticipo in modo che sappiano dove essere e cosa aspettarsi. Ottieni le loro informazioni di contatto e assicurati che abbiano le tue. Visita la struttura prima che inizi la conferenza per assicurarti che il personale sia al suo posto e che tutto sia in ordine. Man mano che le cose finiscono e arrivano le fatture, esaminale riga per riga in modo da poter risolvere le controversie sul posto.

Valuta il tuo evento

Ora che sei pronto per entrare nel business della pianificazione degli eventi a tempo pieno, vediamo cosa puoi imparare per la prossima volta. Chiedi ai tuoi partecipanti di compilare un modulo di valutazione cartaceo o elettronico e cercare feedback comuni.