Dietro ogni congresso c’è un comitato scientifico, così come un’organizzazione commerciale detta le linee guida durante una fiera.
Ma affinché l’evento risulti un’esperienza positiva, piacevole, memorabile, per coordinare le esigenze di tutti, per ingentilire l’atmosfera e sormontare il problema degli ospiti o dei partecipanti stranieri che hanno bisogno di interagire fra loro, la pianificazione deve necessariamente essere affidata a professionisti.

L’esigenza del management

Il modello più efficace consiste nella partnership del promotore con società di management in tal senso organizzate.
Queste organizzazioni conoscono bene i tempi e le caratteristiche di un congresso o di una fiera, si interfacciano tra i partecipanti e le aziende sponsor o espositrici e sovrintendono alle scalette degli interventi previsti dal programma.
Conoscono personalmente i vari opinion leader poiché questi sono sempre presenti, ad ogni evento congressuale. Questo è fondamentale: se un congressista chiede del prof. Tizio, non si può affermare di non conoscerlo come se fosse il Gennaro Esposito dell’occasione.

Una hostess per eventi sa rispondere in 3/4 lingue anche se ne parla correntemente almeno due più la lingua madre ed è specializzata per settori. Esistono cioè hostess impiegate per i congressi medici, per quelli sui temi ambientali, sulle fiere di moda o del giocattolo; incontrano spesso gli stessi congressisti, quelli sempre presenti, conoscono le loro abitudini e aspettative e sanno come rendergli la permanenza il più agevole possibile.

Hostess: l’interfaccia tra utente e organizzazione

Una hostess per eventi non è la bambolina che fa arredamento, addestrata per sorridere a tutti o che offre le caramelle ai partecipanti, è molto di più. Una hostess è il braccio e parte della mente del pool che ha organizzato l’evento.
Il settore è molto inflazionato, esistono delle organizzazioni che offrono semplicemente un tocco estetico e altre modernamente organizzate, attrezzate con i migliori strumenti comunicativi e dallo staff altamente specializzato.

La comunicazione oggi riveste un ruolo importantissimo nella sinergia tra aziende, professionisti e clienti. Si parte dalla comunicazione visiva, l’associazione del bello e di un’atmosfera particolarmente felice da legare ad un brand, per completarla con servizi efficaci e all’avanguardia, per rimarcarne l’affidabilità.